Mantener un sano entorno SharePoint requiere un Plan de mantenimiento. El Plan de mantenimiento debe elaborarse utilizando un conjunto básico de mantenimiento, planificación de mejores prácticas.
Es importante mantener una línea abierta de comunicación entre los usuarios y la gente es responsable del mantenimiento de su solución de SharePoint. Una gran manera de hacer esto es mediante la realización de encuestas periódicas entre sus usuarios con el fin de determinar lo que necesitan desde su sitio. No recomendamos llevar a cabo este tipo de encuestas más de una vez al año y a lo sumo dos veces.
Tiene sentido para utilizar la plantilla de SharePoint encuesta nativa para este esfuerzo. Usar SharePoint registros e informes para determinar qué secciones de su sitio web se utilizan y combinar estos datos con los resultados de su encuesta para ayudar a identificar lo que se puede mejorar.
Parte de su Plan de mantenimiento debe incluir contenido obsoleto y sitios de archiving. Asegúrese de que los usuarios entiendan esto está sucediendo y son educados en cómo localizar información archivada. Ejecutar sus acciones archivísticas en una frecuencia previsible. Los usuarios deben tener una comprensión clara de la agenda de archiving.
Revisar los permisos del sitio regularmente. Este ejercicio puede utilizarse para eliminar los permisos para los usuarios que han abandonado la org o simplemente cambiaron proyectos o grupos.
Plan de copias de seguridad y prueba de contenido de su sitio en un horario regular. Documentar la frecuencia de copias de seguridad, así como los procesos seguidos en la restauración de contenido cuando sea necesario. Esta planificación variará basado en factores como la cantidad de contenido para copia de seguridad completa frente a copias de seguridad incrementales, factores de rendimiento y requerimientos de disponibilidad de su solución.
Todo el mundo dice esto sin embargo muy pocos hacen: prueba tu proceso de restauración.
Colecciones de sitios
Una colección de sitios de SharePoint es un grupo de sitios que pueden administrarse juntos. Sitios dentro de una colección de sitios que han compartido los componentes tales como seguridad, funciones, apariencia y navegación. Una colección de sitios tiene un "sitio de nivel superior" con cualquier número de subsitios por debajo de ella.
Un subsitio se refiere a cualquier sitio dentro de una colección de sitios que no es la misma obra de alto nivel. Un subsitio puede heredar navegación o los permisos de sus padres, o estos permisos pueden ser especificados y administrados por separado.
Los usuarios del sitio colección si tienen los permisos adecuados, pero debe crear colecciones de sitios ellos mismos por alguien con permisos de administración del sitio colección pueden crear subsitios.
A veces es mejor crear una nueva colección de sitios, mientras que otras veces tiene más sentido para crear un subsitio debajo de una colección de sitios existentes. Por ejemplo, si tienes muchos subcomités que caben dentro de un Comité más grande, tiene sentido utilizar los subsitios para gestionar cada Subcomité.
Parte de su Plan de mantenimiento debe abordar sitio colección cuotas de ajuste si es necesario. Las cuotas de colección de sitio se gestionan en el sitio de Administración Central. Las cuotas se utilizan para controlar cuán grande puede ser una colección de sitios específicos.
Si una colección de sitios está creciendo cerca del límite de tamaño de cuota, puedes ajustar la cuota a un tamaño más grande o reducir el tamaño total de la colección de sitios. Tenga en cuenta que estas cuotas están en su lugar por una razón. Es mejor que el primer intento de reducir el tamaño total de la colección de sitios.
Control y eliminación de colecciones de sitios sin usar también deben ser una parte de su Plan de mantenimiento. Este proceso puede ser automatizado, y los pasos de automatización dependen de tu versión de SharePoint.
Automatizar la retención de contenido
Su Plan debe identificar las reglas para determinar si una colección de sitios es inusitada, así como las acciones emprendidas en tales casos.
Evolución de la taxonomía
La forma en que clasifica la información va a cambiar con el tiempo. Por lo tanto, necesitas un plan para la actualización de la taxonomía. Llevar a cabo una sesión de alto nivel clasificación de contenido anualmente con las personas adecuadas (jefes de departamento, líderes del capítulo, los usuarios del sitio Comité, etc...) para determinar las etiquetas que deben agregarse o para identificar cualquier reestructuración que debe ocurrir.
Garantizar que su mantenimiento Plan incluye una ventana programada para la actualización de la taxonomía. Org la mayoría debe planificar en revisando y actualizando su taxonomía sobre una base anual, pero usted puede elegir que hacer con tanta más frecuencia dependiendo de los requerimientos específicos de la org.
Sintonización de búsqueda
El motor de búsqueda de SharePoint está constantemente trabajando para proporcionar una muesca superior, experiencia de búsqueda del usuario final. Esto incluye programada se arrastra de fuentes de contenido – no sólo en su sitio de SharePoint.
Planificación y seguimiento deben realizarse para asegurar el horario gatear no interfiera con su programa de copia de seguridad, y que termina en una aceptable cantidad de tiempo. Su Plan de mantenimiento debe incluir tus horarios de arrastrarme para completo se arrastra y gatea Incremental.
Horario de búsqueda de SharePoint Crawl
Además, periódicamente necesitará crear nuevas fuentes de contenido para gatear, así como eliminar las fuentes de contenido que ya no están siendo utilizadas. Este mantenimiento también debe ser planeado y programado como parte de su Plan de mantenimiento.
Evolución de interfaz de usuario
Mantener actualizada la principal interfaz de usuario (IU). La interfaz de usuario es la apariencia de su sitio, y debe reforzar su arquitectura de información (IA) que es la estructura y la taxonomía de su sitio.
Probablemente no va a cambiar drásticamente la apariencia de su sitio sobre una base regular, pero quieres mantenerlo fresco y actual. Por ejemplo, asegurando la más reciente versión de la insignia se utiliza en todo el sitio. Sus pautas de Branding org deben también cuidadosamente observarse y adherido. Un mensaje consistente es la mejor manera para evitar confusión y frustración y para maximizar la adopción de usuario con miembros, voluntarios y sobre todo el personal.
Determinar el momento adecuado del año para volver a visitar su sitio Web UI y hacer las actualizaciones necesarias. En la mayoría de los casos, esto debería ser ejecutado no más de una vez al año. Si las modificaciones a su sitio son drásticas, asegúrese de que usted informar a los usuarios antes de la actualización. Hágales saber lo que está a punto de cambio y obtener que los entusiasmada señalando los beneficios.
Gestión del cambio
Su Plan de mantenimiento debe incluir una sección de gestión del cambio. Esta sección debe delinear el proceso utilizado para asegurar la continuidad de datos. Por ejemplo, durante el proceso de migración no es infrecuente para mantener el sitio web existente, viejo funcionando como de costumbre mientras migrar contenido al nuevo sitio. Durante este tiempo, cualquier nuevo contenido añadido a la antigua página web debe ser contabilizado y también emigraron al nuevo sitio.
Muchas organizaciones manejar el tema de gestión de cambio colocando simplemente el viejo sitio web en modo de sólo lectura al inicio de la migración de contenido. Los usuarios pueden continuar acceder al contenido de la página web antigua en modo de sólo lectura. No hay ningún riesgo de nuevos contenidos, se agrega a la antigua página web durante la transición.
Gestión del cambio debe también cuenta para el sistema de tiempo de inactividad (programadas o no). Durante tiempos de inactividad del sistema, redundancia de datos a menudo arrastra como los usuarios intentan seguir trabajando a lo largo de la ventana de tiempo de inactividad. Determinar cómo será esta dirección y documentarlo como parte de su Plan de mantenimiento.
Preparación ante desastres
Tal vez una de las secciones más importantes de su Plan de mantenimiento describe un camino para superar los desastres. Mientras que su preparación ante desastres y Plan de recuperación deben documentarse en su Plan de gobierno, preparación de desastres debe existir también dentro de su Plan de mantenimiento para asegurar todos los componentes necesarios en el lugar y operacionales.
La sección de preparación de desastres de su Plan de mantenimiento debe describir posibles situaciones tales como servidor completo granja pérdida, pérdida parcial servidor granja SQL falla en el servidor, fallo en la red, intrusión (prevención y reacción), pérdida de datos inexplicables y asociados los pasos necesarios para obtener el sistema en línea de manera oportuna.
Las estimaciones de tiempo deben incluirse en los planes de cualquier desastre porque la primera pregunta que todo el mundo tendrá es "Cuánto tiempo será abajo?" Deberías estimaciones precisas porque has probado la recuperación regularmente, ¿verdad?
Su Plan de mantenimiento incluye el horario de prueba de recuperación ante desastres. Regularmente restaurar sus copias de seguridad en un entorno de prueba asegurará las copias de seguridad funcionan correctamente y le ayudará a agilizar el proceso de restauración.
Resumen
Planes de mantenimiento no necesita ser grandes documentos complejos, pero asegurarse de que existen y han sido sometidos a pensamiento adecuado, planificación y las pruebas.
Es perfectamente natural que no tiene todas las respuestas como empezar. Sólo el acto de escribir el Plan de mantenimiento aparecerán problemas potenciales que deben abordarse. Este es otro beneficio de documentar su Plan de mantenimiento.
Mantener el control de sus Colecciones de sitios y subsitios para mantener la organización y automatizar la eliminación de contenido no utilizado. Plan de sus programas de backup y restauración procedimientos.
Mientras que actualizar metadatos y etiquetas es continua, programar tiempo para revisar y actualizar los metadatos anualmente como parte de su formal Taxonomía evolución.
Sintonización de búsqueda no es completamente automático. Determinar horarios adecuados gatear y mantenerse al tanto de qué usuarios están buscando y no encontrando.
Actualizar la apariencia (UI) de su sitio no es más que una vez al año para asegurar su sitio permanece fresco y relevante y sigue sus pautas de marca de las organizaciones.
Planificar, documento y probar sus procedimientos de gestión del cambio durante la migración de contenidos, configuración, personalización y sistema de tiempos muertos.
Finalmente, identificar cómo reaccionará su org fallos del sistema y probar periódicamente sus copias de seguridad.